24.05.2024
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Sorgfaltspflichten - Verfahrensordnung

Die Emil Frey Automobil Holding Deutschland GmbH und alle mit ihr verbundenen inländischen Unternehmen i. S. d. Art. 15 AktG (nachfolgend gemeinsam Emil Frey Deutschland) ermöglichen es durch Zurverfügungstellung eines Beschwerdeverfahrens Jedermann auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf die Verletzung menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten i. S. d. § 2 LkSG hinzuweisen, welche durch das unternehmerische Handeln der Emil Frey Deutschland oder eines Zulieferers entstanden sein können.

Mit dieser Verfahrensordnung definiert die Emil Frey Deutschland klare Rahmenbedingungen, welche sicherstellen, dass alle eingehenden Beschwerden gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach § 8 LkSG gehandhabt werden.

Ziel eines Beschwerdeverfahrens ist es, möglichst frühzeitig von menschenrechts- oder umweltbezogenen Risiken oder bereits eingetretenen Verletzungen Kenntnis zu erlangen, um schnell und effektiv Abhilfe- und Präventionsmaßnahmen ergreifen zu können.


1.  Geltungsbereich dieser Verfahrensordnung i. S. d. § 8 LkSG und Zulässigkeit

Diese Verfahrensordnung gilt für sämtliche, auch anonym, über das Beschwerdesystem der Emil Frey Deutschland abgegebenen Beschwerden einer oder mehrerer Personen („Beschwerdeführende“) über menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken, oder über die Verletzung menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten i. S. d. § 2 LkSG, die durch das unternehmerische Handeln der Emil Frey Deutschland oder eines (unmittelbaren oder mittelbaren) Zulieferers entstanden sind („Beschwerde“).

Beschwerden, welche auf bewusst unzutreffende Tatsachenbehauptungen gestützt werden oder zu dem Zwecke abgegeben werden, eine andere Person oder die Emil Frey Deutschland zu diskreditieren, sind nicht als Beschwerde im Sinne dieser Verfahrensordnung einzustufen.


2. Verfahrensgrundsätze

Die Emil Frey Deutschland, in Person des von ihr mit der Betreuung des Beschwerdesystems betrauten externen Menschenrechtsbeauftragten, untersucht den mitgeteilten Sachverhalt sorgfältig, betreibt das Beschwerdeverfahren zügig und transparent und erörtert den Sachverhalt mit den Beschwerdeführenden, sofern diese mit Abgabe der Beschwerde ihre Erreichbarkeit mitgeteilt haben, oder das digitale Beschwerdeportal in dieser Plattform als Beschwerdekanal gewählt wurde. Die Beschwerdeführenden werden über den Stand des Verfahrens, den Abschluss und die daraus abgeleiteten und beschlossenen Maßnahmen unterrichtet. Die durchgeführten Beschwerdeverfahren werden dokumentiert und es wird sichergestellt, dass den Beschwerdeführenden keine Benachteiligung oder Sanktionierung widerfährt.


3. Beschwerdekanäle

Den Beschwerdeführenden stehen folgende Beschwerdekanäle offen:

  • digitales Beschwerdeportal der Emil Frey Deutschland

  • schriftlich, telefonisch oder durch ein persönliches Treffen mit dem externen Menschenrechtsbeauftragten

  • schriftlich per E-Mail

Informationen zur Erreichbarkeit der verschiedenen Beschwerdekanäle (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Postanschrift) finden sich bei Darstellung der einzelnen Beschwerdekanäle.


4. Beschreibung des Beschwerdeverfahrens

Das Beschwerdeverfahren nimmt folgenden Verfahrensgang:

  • Nach Eingang einer Beschwerde wird den Beschwerdeführenden der Eingang der Beschwerde binnen sieben Tagen nach Eingang bestätigt, sofern mit der Abgabe der Beschwerde auch die Erreichbarkeit der Beschwerdeführenden mitgeteilt wurde, oder das digitale Beschwerdeportal in dieser Plattform als Beschwerdekanal gewählt wurde.

  • Der mit der Betreuung des Beschwerdesystems betraute externe Menschenrechtsbeauftragte prüft den mitgeteilten Sachverhalt auf Plausibilität und Dringlichkeit und tritt mit den Beschwerdeführenden zur Einholung weiterer Informationen in Kontakt, soweit dies erforderlich sein sollte.

  • Der externe Menschenrechtsbeauftragte untersucht den mitgeteilten Sachverhalt umfassend und unter Beachtung der Rechte aller Verfahrensbeteiligten und erörtert den Inhalt der Beschwerde mit den Verantwortlichen der Emil Frey Deutschland. Der externe Menschenrechtsbeauftragte unterliegt dabei der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht und wird die Identität der Beschwerdeführenden nicht ohne vorherige Zustimmung der Beschwerdeführenden gegenüber Dritten offenbaren.

  • Sollte ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko festgestellt worden sein, welches durch das wirtschaftliche Handeln der Emil Frey Deutschland oder eines Zulieferers hervorgerufen wurde, wird die Emil Frey Deutschland unmittelbar Abhilfemaßnahmen und oder Präventionsmaßnahmen ergreifen, um die Verletzung zu beenden oder die Auswirkungen zu minimieren. Dies kann auch die Erarbeitung eines Präventionskonzeptes gemeinsam mit den Beschwerdeführenden und dem Zulieferer sein.

  • Mit Abschluss des Verfahrens werden die Beschwerdeführenden über das Ergebnis der Untersuchungen und die ergriffenen Maßnahmen unterrichtet.

Die Erkenntnisse aus den Beschwerdeverfahren werden evaluiert und zur Grundlage von Verbesserungen der Risikoanalyse und des Beschwerdeverfahrens bei der Emil Frey Deutschland gemacht. Das Beschwerdeverfahren wird dokumentiert und dessen Erkenntnisse fließen in den zu veröffentlichenden Jahresbericht ein. Das Beschwerdesystem wird anlassbezogen, mindestens jedoch einmal jährlich überprüft.

5. Schutz der Beschwerdeführenden

Die Emil Frey Deutschland stellt sicher, dass bei ihr beschäftigte Beschwerdeführende im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben vor Bestrafungen oder sonstigen Nachteilen aufgrund der Abgabe einer Beschwerde geschützt werden.

Die Emil Frey Deutschland wird sich auch für bei Zulieferern beschäftigte Beschwerdeführende einsetzen, damit diese keine Sanktionen wegen der Abgabe einer Beschwerde erfahren.

In beiden Fällen gilt der Grundsatz der Wahrung der Identität der Beschwerdeführenden, wonach allenfalls der mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betraute externe Menschenrechtsbeauftragte von der Identität der Beschwerdeführenden Kenntnis erlangt, diese jedoch im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und ohne vorherige Zustimmung der Beschwerdeführenden nicht gegenüber Dritten offenbart. Personenbezogene Daten werden im Beschwerdeverfahren stets unter Beachtung von § 10 Abs. 1 LkSG erhoben, verarbeitet, übermittelt und gespeichert.

Die Geschäftsführung der Emil Frey Automobil Holding Deutschland GmbH
Dezember 2023