20.04.2024
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Sorgfaltspflichten - Lieferantenkodex

Sehr geehrte Lieferanten,

als eine der bedeutenden Autohandelsgruppen in Deutschland mit weltweiten Partnern in den Lieferketten ist sich die Emil Frey Automobil Holding Deutschland GmbH und alle mit ihr verbundenen inländischen Unternehmen (nachfolgend gemeinsam Emil Frey Deutschland) ihrer besonderen Verantwortung für Mensch und Umwelt in den eigenen Lieferketten bewusst.

Sowohl die Grundlagen unseres eigenen Handelns, wie auch die Anforderungen, die wir an unsere Zulieferer stellen, bestehen daher aus den nachfolgend aufgeführten, international anerkannten Standards und Prinzipien:

Diese verankern wir in dem vorliegenden Lieferantenkodex.

Geltungsbereich

Der vorliegende Lieferantenkodex gilt verbindlich für alle natürlichen und juristischen Personen im In- und Ausland, welche Dienstleistungen, Rohstoffe, Produkte oder Prozesse, selbst oder über Dritte (z. B. Subunternehmer oder Vertriebshändler) an die Emil Frey Deutschland verkaufen oder für die Emil Frey Deutschland erbringen

(nachfolgend „Lieferant“, oder „Zulieferer“).


1. Werte und Grundsätze

Das geschäftliche Verhalten der Emil Frey Deutschland und ihrer Mitarbeitenden steht stets in Einklang mit den Werten und Verhaltensgrundsätzen des Unternehmens, wie sie in unserer Grundsatzerklärung niedergelegt wurden. Gleiches verlangt die Emil Frey Deutschland auch von seinen Zulieferern und deren Mitarbeitenden. Auch unsere Zulieferer haben sich daher zur Einhaltung der geltenden Gesetze und der nachfolgend beschriebenen Verhaltensgrundsätze und Werte ausdrücklich zu bekennen.


1.1  Zuverlässigkeit, Transparenz und vertrauensvolle Zusammenarbeit

Die Emil Frey Deutschland agiert als verlässlicher Partner gegenüber seinen Zulieferern und Partnern zuverlässig, ehrlich und fair, um Vertrauen zu bilden, denn Vertrauen ist die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit miteinander. Diesen Anspruch haben wir auch an unsere Zulieferer. Die Emil Frey Deutschland unterhält dauerhafte Geschäftsbeziehungen daher nur zu solchen Zulieferern, deren Geschäftspraktiken den Werten und Grundsätzen des vorliegenden Lieferantenkodex entsprechen.


1.2  Lieferkettenrisiken

Der fortlaufenden Analyse und Bewertung unseres weltweiten Lieferantennetzwerkes, zu welchem Sie als Zulieferer mit Ihren Sublieferanten gehören, kommt bei der Emil Frey Deutschland besondere Bedeutung zu. Wir erwarten daher von unseren Lieferanten, dass auch diese sich in ihrem unternehmerischen Handeln, gemeinsam mit ihren Sublieferanten an sozialen, ökologischen und ökonomischen Grundsätzen, insbesondere unter Berücksichtigung der oben genannten Standards und Leitlinien orientieren.

Um diesem Anspruch gerecht zu werden, erwarten wir von unseren Lieferanten und deren Sublieferanten, die aktive Mitwirkung und Unterstützung bei der Ermittlung und Bewertung von etwaigen Risiken. Eine solche Mitwirkung umfasst insbesondere

  • die Akzeptanz unserer Lieferanten von Vor-Ort-Begehungen durch uns oder durch von uns beauftragte Dritte,

  • die jederzeitige (Selbst-)auskunftserteilung über Lieferkettenrisiken betreffende Umstände,  

  • die Nutzung von und die Bekanntmachung der durch uns bereitgestellten Hinweisgeber- und Beschwerdekanäle, gegenüber den eigenen Mitarbeitenden, wie auch gegenüber den Mitarbeitenden der Subunternehmer unserer Lieferanten.

Die Emil Frey Deutschland behält sich ausdrücklich vor, die Umsetzung von Risikomanagementmaßnahmen bei seinen Zulieferern systematisch und im Einzelfall zu prüfen und im Bedarfsfall eigene Schulungen für die Mitarbeitenden unserer Lieferanten durchzuführen.


1.3 Einhaltung geltenden Rechts

Die Emil Frey Deutschland hält geltende Gesetze und Vorschriften ein, da dies die unverzichtbare Grundlage von nachhaltigem, unternehmerischem Erfolg bildet. Gesetzesverstöße führen nicht nur zu einer Gefährdung der Unternehmensgruppe der Emil Frey Deutschland, sondern können auch zu Konsequenzen für deren Organe, Mitarbeitende, Geschäftspartner und sonstige Stakeholder führen.

Die Emil Frey Deutschland verlangt gleichlaufend auch von seinen Zulieferern und deren Sublieferanten die Beachtung und Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften des jeweiligen Landes. Hierzu gehören insbesondere auch Steuergesetze und zollrechtliche Bestimmungen und Bestimmungen zur Vermeidung von Geldwäsche. Gesetzesverstöße werden von der Emil Frey Deutschland nicht akzeptiert.


1.4 Achtung der Menschenrechte

Die Emil Frey Deutschland bekennt sich ausdrücklich

  • zum internationalen Menschenrechtskodex der Vereinten Nationen,

  • den „UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte“,

  • den zehn Prinzipien des „UN Global Compact“ und

  • den international anerkannten Standards der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO). 

Die Emil Frey Deutschland erwartet ein solches Bekenntnis auch von seinen Lieferanten. Insbesondere erwarten wir von Ihnen als Lieferant, die Würde des Menschen und die persönlichen Rechte derer zu achten, mit welchen Sie durch Geschäftsbeziehungen oder Produkte verbunden sind. Die Emil Frey Deutschland verlangt von Ihnen hierfür, proaktiv durch eigene Sorgfaltspflichtprozesse der Beeinträchtigung von Menschenrechten vorzubeugen und, sofern solche auftreten, diese unmittelbar zu beseitigen.


1.5 Antikorruption und Interessenkonfliktvermeidung

Grundlegende Voraussetzung für rechtmäßiges und integres Verhalten ist auch die Vermeidung von Interessenskonflikten zwischen geschäftlichen und persönlichen Interessen im Zusammenhang mit beruflichen Kontakten, Handlungen und Geschäftsabschlüssen. Die persönlichen Interessen dürfen in diesem Kontext niemals das vordergründige Motiv hinter einem Geschäftsabschluss sein und die geschäftlichen Interessen insoweit verdrängen.

Zuwendungen wie Geschenke und Bewirtungseinladungen von Lieferanten sind daher nur zulässig, wenn sich die Zuwendung hinsichtlich des Anlasses der Zuwendung und der Angemessenheit des Werts der Zuwendung im Hinblick auf die Funktion und den persönlichen Lebensstandard sowie den gesellschaftlichen Lebensstatus des Empfängers als geschäftsüblich darstellt. Als Lieferant der Emil Frey Deutschland ist Ihnen das Gewähren oder Annehmen eines Vorteils in jeglicher Form zum Zwecke der Einflussnahme untersagt.

Korruption verzerrt den Wettbewerb, führt zu höheren Kosten und kann mit erheblichen Strafzahlungen und Imageschäden verbunden sein, sowie Arbeitsplätze gefährden. Daher wird rechtswidriges Verhalten und andere Formen unzulässiger Beeinflussung weder innerhalb der Emil Frey Deutschland noch unter Lieferanten und Geschäftspartnern geduldet und Verstöße konsequent verfolgt. Es gilt der Null-Toleranz-Grundsatz.


1.6 Sorgfalt im Umgang mit Betriebsvermögen

Sollten Ihnen als Lieferant von der Emil Frey Deutschland Anlagen, Betriebsmittel, Informationstechnologie, Software, Daten, geistiges Eigentum oder sonstiges Eigentum, überlassen worden sein, sind Sie zum sorgsamen und verantwortungsvollen Umgang hiermit verpflichtet und haben dieses vor unberechtigtem Zugriff Dritter zu schützen.


2. Verhalten gegenüber Lieferanten und Dritten

2.1 Fairer Wettbewerb

Die Emil Frey Deutschland bekennt sich zu fairem und unverfälschtem Wettbewerb.

Die Wettbewerbsfähigkeit der Emil Frey Deutschland hängt maßgeblich davon ab, dass sich Handlungen im In- und Ausland an sämtlichen geltenden Kartellgesetzen und sonstigen maßgebenden Regelungen für ein rechtmäßiges und integres Wettbewerbsverhalten orientieren. Zu den relevanten Gesetzen, Vorschriften und Standards gehört insbesondere das deutsche und europäische Kartellrecht.

Die Emil Frey Deutschland verlangt auch von seinen Zulieferern, sich weder an wettbewerbs- und kartellrechtswidrigen Verhaltensweisen zu beteiligen, noch diese zu dulden und dies auch gegenüber den eigenen Sublieferanten deutlich zu machen.


2.2 Exportkontroll- und Sanktionsrecht

Nationale und internationale Gesetze und Verordnungen regeln Import, Export, Handels-, Vermittlungs- oder Finanzierungsgeschäfte, das Erbringen von Dienstleistungen und die Weitergabe von Gütern (Waren, Software und Technologie). Die Emil Frey Deutschland verlangt von seinen Lieferanten, durch geeignete Prozesse sicherzustellen, dass Geschäfte und Aktivitäten sowohl mit Dritten als auch mit der Emil Frey Deutschland nicht gegen Exportkontroll- und Sanktionsrecht verstoßen und ggf. benötigte Nachweise und Informationen unverzüglich bereitgestellt werden.


3.  Umgang mit Mitarbeitenden

3.1  Faire Arbeitsbedingungen

Die Emil Frey Deutschland verlangt von seinen Lieferanten die Zahlung angemessener und fairer Löhne an die eigenen Mitarbeitenden. Die Löhne müssen mindestens die Höhe der im jeweiligen Produktions- oder Tätigkeitsland gesetzlich garantierten Mindestlöhne erreichen. Die Emil Frey Deutschland verlangt daneben die Einhaltung sämtlicher jeweils geltender arbeitsrechtlicher Gesetze, insbesondere betreffend die (Höchst-)Arbeitszeiten von Mitarbeitenden.

Lieferanten ist es verboten, bei der Anwerbung von Mitarbeitenden, irreführende oder falsche Angaben zu den Arbeitsbedingungen, einschließlich der Lohnhöhe, etwaiger Nebenleistungen, dem Arbeitsort, den Lebensbedingungen, der Gefährlichkeit der Arbeit, der Unterbringung und den damit verbundenen Kosten zu machen. Aufwände für die Anwerbung von Mitarbeitenden dürfen den Arbeitnehmenden nicht weiterbelastet werden.

Die Lieferanten sind verpflichtet, den Mitarbeitenden arbeitsvertragliche Dokumente schriftlich und mit einer detaillierten Beschreibung der Tätigkeiten in verständlicher Sprache vor der Arbeitsaufnahme zur Verfügung zu stellen. Ausweisdokumente von Mitarbeitenden dürfen weder einbehalten, noch manipuliert oder vernichtet werden.


3.2 Vielfalt und Gleichbehandlung im Arbeitsumfeld

Die Emil Frey Deutschland verlangt von Ihnen als Lieferant, dass Sie ein wertschätzendes und vorurteilsfreies Arbeitsumfeld frei von Diskriminierung, Einschüchterung und Belästigung für Ihre Mitarbeitenden schaffen, in welchem alle Mitarbeitenden, unabhängig von Alter, Geschlecht, der geschlechtlichen Identität, der ethnischen Herkunft, der Nationalität, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung oder der sexuellen Orientierung Wertschätzung erfahren.


3.3 Ablehnung von Zwangs- und Kinderarbeit

Die Emil Frey Deutschland verurteilt jegliche Form von Kinderarbeit, Zwangs- und Pflichtarbeit, moderner Sklaverei, unfreiwilliger oder ausbeuterischer Gefängnisarbeit, Menschenhandel oder andere Formen der Ausbeutung und lehnt diese ab.

Die Emil Frey Deutschland verlangt auch von seinen Zulieferern ein ausdrückliches Bekenntnis gegen diese Form der Beschäftigung und fordert diese auf, ein solches Bekenntnis auch von den eigenen Sublieferanten in der Lieferkette einzufordern. In jedem Fall verboten ist die Beschäftigung von Personen die jünger als 15 Jahre sind.

Jegliche Formen des Menschenhandels, durch die Anwerbung, die Verbringung, die Beherbergung oder den Verbleib von Menschen durch die Anwendung von Gewalt, Nötigung, Entführung, Betrug, Täuschung, Missbrauch von Macht oder Schwäche oder die Gewährung von Zahlungen oder Vorteilen an eine Person, die die Kontrolle über andere hat, sind ausdrücklich verboten und werden in den Lieferketten der Emil Frey Deutschland nicht akzeptiert. Die Emil Frey Deutschland verbietet daher allen seinen Lieferanten den Einsatz von Zwangsarbeitern oder die Beteiligung an jeglichen Formen von Menschenhandel sowie die Vermittlung von kommerziellen sexuellen Handlungen.

Die Emil Frey Deutschland verlangt auch von seinen Lieferanten, wirksame Maßnahmen gegen Menschenhandel einzuführen und regelmäßig auf ihre Wirksamkeit hin zu überprüfen.


3.4 Koalitions- und Versammlungsfreiheit

Die Emil Frey Deutschland fordert von seinen Zulieferern, das Recht seiner Mitarbeitenden auf Koalitions- und Versammlungsfreiheit zu wahren und diesen das Recht zuzugestehen, auch Kollektivverhandlungen zur Regelung von Arbeitsbedingungen zu führen.


4. Umwelt, Sicherheit und Gesundheit

4.1  Menschenrechte, Gesundheitsschutz und -sicherheit

Die Emil Frey Deutschland verlangt von seinen Lieferanten im Rahmen der Herstellung aller Produkte und der Erbringung der Prozesse und Dienstleistungen die strikte Einhaltung aller lokalen, regionalen und internationalen Vorgaben zu Menschenrechten, Gesundheitsschutz und Gesundheitssicherheit sowie der Umweltschutzgesetze.

Dem Lieferanten ist dabei abverlangt, vor allem auf den korrekten Umgang mit sogenannten Konfliktmineralien, wie Quecksilber und den Umgang mit sonstigen kritischen Mineralien und Materialien zu achten.

Der Lieferant verpflichtet sich daher, die Regelungen zu verbotenen und deklarationspflichtigen Substanzen (ELV, RoHS und REACH) einzuhalten, dies auf Verlangen gegenüber der Emil Frey Deutschland nachzuweisen und diese Verpflichtung auch an seine Sublieferanten aufzugeben.


4.2  Umwelt- und Klimaschutz

Die Emil Frey Deutschland übernimmt in seinen Produktion- und Dienstleistungsabläufen, seiner Administration und im Handel Verantwortung für die Eindämmung der Erderwärmung, die Reduzierung der Luftverschmutzung, die Reduzierung des Energie- und Wasserverbrauchs und zur Vermeidung von Abfällen.


4.3  Gesundheitsschutz und Arbeitsschutz

Die Lieferanten verpflichten sich gegenüber der Emil Frey Deutschland betreffend der Verletzung von Menschenrechten in den eigenen Lieferketten zu einem „Null-Toleranz-Grundsatz“.

In diesem Zusammenhang sind die Zulieferer verpflichtet, ihren Beschäftigten und den Mitarbeitenden ihrer Sublieferanten durch eine entsprechende Sorgfalt und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, etwa durch die Zurverfügungstellung von persönlicher Schutzausrüstung, die Errichtung von Notfallplänen und die regelmäßige Durchführung von Notfallübungen eine geeignete und sichere Arbeitsumgebung zu schaffen und dies auch in der Lieferkette von ihren Sublieferanten zu fordern. Dabei muss im Besonderen auf den Schutz junger Mitarbeitender geachtet werden.

Die Umsetzung dieser Anforderungen ist durch den Lieferanten mittels Einrichtung und regelmäßiger Überwachung eines Risikomanagementsystems zu gewährleisten. Die Emil Frey Deutschland behält sich vor, die Wirksamkeit dieses Risikomanagementsystems beim Zulieferer zu überprüfen, oder durch von der Emil Frey Deutschland beauftragte Dritte überprüfen zu lassen. Der Lieferant erklärt sich hiermit einverstanden.


5.  Beschwerdeverfahren, Hinweisgeberstelle

Die Emil Frey Deutschland legt bei eigenem Verhalten und unternehmerischen Entscheidungen und Handlungen im In- und Ausland größten Wert auf die Einhaltung sämtlicher geltender Gesetze, Regelungen und der selbstauferlegten Compliance-Verhaltensgrundsätze. Unser Anspruch ist es, jegliche Risiken auszuschließen, welche unsere Integrität gefährden und unserem Unternehmen, unseren Mitarbeitenden sowie Geschäftspartnern oder Dritten schaden können. Um unserer Verantwortung durch Risiken in den Lieferketten gerecht zu werden, ist es daher wichtig, dass wir Kenntnis von Verstößen erlangen.

Beschwerden betreffend Verstöße gegen die in diesem Lieferantenkodex niedergelegten Prinzipien der Emil Frey Deutschland oder der Grundsatzerklärung, insbesondere zu Menschenrechtsverletzungen, illegalen Geschäftspraktiken oder Umweltrisiken, können über das Beschwerdesystem der Emil Frey Deutschland abgegeben werden. Das Beschwerdesystem ermöglicht eine auf Wunsch auch vollkommen anonyme Kommunikation mit der Beschwerdestelle der Emil Frey Deutschland.

Die Emil Frey Deutschland gewährleistet in ihrem Einflussnahmebereich, dass Beschwerdeführende im Zusammenhang mit der von ihnen abgegebenen Beschwerde keine Benachteiligung oder Bestrafung erfahren.

Als Lieferant der Emil Frey Deutschland sind auch Sie verpflichtet, durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass auch Ihre Mitarbeitenden und die Mitarbeitenden Ihrer Sublieferanten Zugang zu dem Beschwerdeverfahren der Emil Frey Deutschland haben. Dies kann etwa durch Aushänge oder durch Hinweise auf Ihrer Internetseite geschehen.


6. Zustimmung zum Lieferantenkodex der Emil Frey Deutschland

Als Lieferant der Emil Frey Deutschland sind Sie verpflichtet, nach den in diesem Lieferantenkodex niedergelegten ethischen und rechtlichen Grundsätzen zu handeln. Gleichzeitig haben Sie diese Anforderungen auch in Ihren Lieferketten und an Ihre Sublieferanten weiterzugeben.

Es ist daher notwendig, dass Sie sich diesen Lieferantenkodex durch Anklicken des untenstehenden Links herunterladen oder drucken.

Bitte bestätigen Sie sodann durch Ihre Unterschrift oder eine digitale Signatur auf dem Lieferantenkodex, dass Sie dessen Inhalt als für sich verbindlich anerkennen, oder bestätigen Sie uns unter Vorlage dessen, dass Sie die vorstehenden Grundsätze und Anforderungen durch die Verwendung eines eigenen, gleichwertigen Unternehmenskodex, bzw. einer Grundsatzerklärung in Ihrem Unternehmen einhalten.


Die Geschäftsführung der Emil Frey Automobil Holding Deutschland GmbH
Dezember 2023